Źródło: Pixabay.

Zestawienie zasobów czyli przygotowanie do startu

Działaniem poprzedzającym bezpośrednio przygotowanie harmonogramu przedsięwzięcia jest zestawienie niezbędnych zasobów do realizacji przedsięwzięcia wraz z cenami i dostawcami.

Takie zestawienie robiliśmy już na początku – w części 1: Wprowadzenie do biznesplanu. Teraz należy je uzupełnić. To ma być ostateczne zestawienie. Taka lista towarów, jaką wykorzystuje się przy składaniu zamówienia.

Dlaczego to potrzebne? – Bo to nasze elementy wejścia do naszego biznesu, który teraz właśnie będziemy składać, a po złożeniu odpalać.

Harmonogram prac w ramach przedsięwzięcia

Tworzenie harmonogramu przedsięwzięcia obejmuje 2 etapy:

1. Przygotowanie algorytmu działań i modelu procesu realizacji przedsięwzięcia
2. Przygotowanie harmonogramu działań

Jak przygotować algorytm działań i model procesu realizacji przedsięwzięcia?

1. Najpierw zapisujemy algorytm działań w ramach przedsięwzięcia – krok po kroku
2. Następnie rozrysowujemy proces realizacji przedsięwzięcia na podstawie zapisanych działań.

Proces obejmuje działania, które podejmujemy już po zgromadzeniu wszystkich niezbędnych zasobów do uruchomienia przedsięwzięcia (po otrzymaniu wnioskowanych środków).

Ustalanie ogólnych działań w ramach przedsięwzięcia

Te ogólne działania można nazwać kamieniami milowymi, które są wyznacznikami tego, że osiągnęliśmy konkretny etap realizacji naszego przedsięwzięcia. Działania realizowane są według określonej kolejności (algorytmu).

Przykład algorytmu działań w ramach przedsięwzięcia (ogólny algorytm):

Cel: Otwarcie kwiaciarni

Algorytm działań (ogólny):

1. (POCZĄTEK): Podpisanie umowy o wynajem lokalu,
2. Rejestracja firmy,
3. Założenie rachunku firmowego, wyrobienie pieczątki,
4. Zakup środków remontowych,
5. Remont lokalu,
6. Promocja,
7. Zakup wyposażenia,
8. Zakup roślin,
9. (KONIEC): Przygotowanie inauguracji otwarcia

Następnie ustalamy, które z zapisanych przez nas działań mogą być wykonane (wykonywane) w tym samym czasie albo przynajmniej mogą być rozpoczęte w tym samym czasie.

Ogólne ustalanie przebiegu działań

Jeśli liczymy czas wykonania poszczególnych działań w dniach, to możemy przyjąć, że 2 lub więcej z nich możemy wykonać w tym samym dniu. Przykładowo więc można zmodyfikować algorytm działań w następujący sposób:

Krok 1: (POCZĄTEK): Podpisanie umowy o wynajem lokalu

Krok 2:

1. Rejestracja firmy
2. Założenie rachunku firmowego, wyrobienie pieczątki

Krok 3: Zakup środków remontowych

Krok 4: Remont lokalu

Krok 5:

1. Promocja
2. Zakup wyposażenia

Krok 6:

1. Zakup roślin
2. (KONIEC): Przygotowanie inauguracji otwarcia

Zmodyfikowany algorytm zakłada, że niektóre działania możemy zrealizować tego samego dnia (albo je rozpocząć w tym samym dniu). Jest to na przykład rejestracja firmy i założenie rachunku firmowego i wyrobienie pieczątki, a także promocja (chodzi tu o rozpoczęcie jakichkolwiek działań na rzecz promocji – np. założenie fanpage, na którym będziesz informować klientów o powstawaniu kwiaciarni, zlecenie wykonania ulotek itp.) i zakup wyposażenia (złożenie zamówień aż do realizacji wszystkich dostaw).

Uszczegółowienie działań

Jak możesz zauważyć, każde z działań w ramach naszego algorytmu jest sformułowane dość ogólnie. Twoim zadaniem jest natomiast wyodrębnienie i wyszczególnienie w ramach nich konkretnych poddziałań. Wszystkie te działania i poddziałania uwzględniane są w harmonogramie. Przykłady tych poddziałań zostały podane powyżej dla promocji.

Zasada: rozbijamy na poddziałania tylko te działania, które są dość obszerne, złożone (np. promocja, remont, przygotowanie inauguracji otwarcia). Nie rozdrabniamy stosunkowo prostych (np. rejestracja firmy, założenie rachunku firmowego).

Ustalanie czasu trwania działań

Poszczególne działania w ramach przedsięwzięcia najlepiej zestawić sobie wraz z czasem ich wykonania w formie tabeli. W tabeli tej zaznaczamy również kolejność wykonania poszczególnych działań. Zestawienie dla naszego przykładu kwiaciarni znajduje się poniżej. Uzupełnianie tabeli zaczynamy po kolei – od kolumny (1) do (5). Zaczynamy od numerowania i wpisywania poszczególnych działań. Zgrupowane działania (równoległa realizacja niektórych działań) uwzględnione są w kolumnach końcowych (4) i (5) (działania poprzedzające i działania następujące).

Na marginesie: poniższa tabela danych jest wykorzystywana do zastosowania jednej z metod zarządzania projektami (bo zarówno biznesplan, jak i plan przedsięwzięcia zalicza się do projektów), a mianowicie: analizy ścieżki krytycznej. Analiza ścieżki krytycznej pozwala na ustalenie najkrótszego możliwego czasu realizacji przedsięwzięcia, a także pozwala na dostrzeżenie związków przyczynowo-skutkowych pomiędzy poszczególnymi działaniami, na podstawie których można zmodyfikować przebieg procesu realizacji przedsięwzięcia. Nie będziemy w tym miejscu stosować jednak tej metody, ale tylko wybrane jej elementy. Zainteresowanych odsyłam do literatury z zakresu logistyki i ekonometrii.

Przykładowa tabela danych wejściowych do harmonogramu

Czasy wszystkich wymienionych w tabeli danych wejściowych do harmonogramu możemy sobie zsumować na marginesie. Otrzymamy wtedy czas realizacji całego przedsięwzięcia przy założeniu, że przebieg ma charakter liniowy, czyli przy założeniu, że każde z działań jest realizowane dopiero po zakończeniu poprzedniego. Jednak jeśli posługujemy się zasadą optymalnego wykorzystania zasobów, w tym czasu, (a o to chodzi i taką zasadą się tu kierujemy), to poszukujemy możliwości wykonywania różnych działań w tym samym czasie. To z kolei oznacza, że w ramach jednego kroku mogą być realizowane różne działania, także o zróżnicowanym czasie trwania.  

Opracowanie modelu procesu realizacji przedsięwzięcia

Model procesu realizacji przedsięwzięcia opracowujemy na podstawie przygotowanej tabeli danych wejściowych do harmonogramu zawierającej poszczególne działania, ich kolejność oraz czasy trwania. Dla naszego przykładu kwiaciarni diagram przebiegu procesu będzie wyglądał w następujący sposób:

W diagramie przebiegu procesu koła oznaczają poszczególne działania, strzałki wskazują przebieg procesu realizacji przedsięwzięcia, natomiast wartości liczbowe zapisane na strzałkach oznaczają czas trwania poszczególnych działań (np. działanie 1 trwa 1 jednostkę czasu, działanie 4 trwa 3 jednostki czasu itd.).

Wyznaczanie ścieżki krytycznej w procesie realizacji przedsięwzięcia

Po rozrysowaniu procesu realizacji przedsięwzięcia w postaci diagramu, zaznaczamy poszczególne strzałki wyznaczające najdłuższe czasy trwania poszczególnych działań (czasy krytyczne), od początku do końca. W ten sposób wyznaczamy ścieżkę krytyczną, czyli najdłuższy czas trwania całego procesu. Jeśli nie mamy wyboru pomiędzy różnymi czasami trwania, to po prostu zaznaczamy wybraną strzałkę na ścieżce (większość działań). Natomiast wybór mamy w przypadku działań 6 i 7 (także 8 i 9). Przykład poniżej.

Na podstawie wyznaczonej ścieżki krytycznej (ciąg pogrubionych strzałek) można wyznaczyć długość trwania całego procesu – w naszym przypadku procesu realizacji przedsięwzięcia polegającego na otwarciu kwiaciarni.

Jeśli czas liczyliśmy w dniach, to w naszym przypadku czas realizacji przedsięwzięcia wynosi: 1 dzień + 1 dzień + 3 dni + 10 dni + 30 dni = 45 dni.

Rozrysowanie procesu realizacji przedsięwzięcia wraz z uwzględnieniem czasu poszczególnych działań i wyznaczenie ścieżki krytycznej w postaci diagramu pozwala na analizę przebiegu i zastanowienie się nad tym, czy można skrócić czas trwania pewnych działań znajdujących się na ścieżce krytycznej. W szczególności dotyczy to tych, których czas trwania znacznie przekracza czas trwania działań realizowanych równolegle. Dotyczy to w omawianym przypadku działania oznaczonego numerem 6 (promocja) trwającym 30 dni (podczas gdy równolegle realizowane czynności 7 i 8 trwają łącznie 14 dni, a więc występuje różnica 16 dni), a także działania oznaczonego numerem 8 trwającego 7 dni (podczas gdy równolegle realizowane działanie nr 9 trwa 2 dni, a więc występuje różnica 5 dni).

Każda różnica czasów realizacji działań równoległych wskazuje, że należy czekać na zakończenie któregoś z działań, aby móc realizować kolejny etap realizacji procesu (krok przedsięwzięcia), a to z kolei oznacza, że proces ten nie przebiega w sposób płynny.

Modyfikacja modelu przebiegu procesu realizacji przedsięwzięcia

Na podstawie analizy diagramu procesu realizacji przedsięwzięcia z zaznaczoną ścieżką krytyczną można samemu zadecydować, jakich modyfikacji dokonać w zakresie przebiegu przedsięwzięcia. W omawianym przypadku kwiaciarni decyzje mogą być następujące:

• przesunąć rozpoczęcie promocji wcześniej (np. w okolicach czasu realizacji działania nr 4 – zakupu środków remontowych)

• skrócić czas trwania promocji

• wydłużyć czas trwania działań 7 i 8 oraz 9

• inne modyfikacje przebiegu, w tym kombinacje podanych powyżej

Przedstawiony model przebiegu realizacji przedsięwzięcia nie zakłada ograniczenia czasowego. Jakkolwiek kierujemy się zasadą, aby czas realizacji poszczególnych działań (i ostatecznie całego przedsięwzięcia) był możliwie jak najkrótszy.

Model przebiegu przedsięwzięcia ograniczony czasowo

W praktyce często jesteśmy ograniczeni czasem realizacji całego przedsięwzięcia. W takim wypadku mamy następujące rozwiązanie:

1. Po sporządzeniu tabeli danych wejściowych do harmonogramu (jak zostało to już wcześniej przedstawione) sumujemy wszystkie czasy realizacji poszczególnych działań, a następnie wyliczamy różnicę pomiędzy otrzymaną sumą czasów a czasem maksymalnym dla całego przedsięwzięcia, w jakim mamy się zmieścić. Otrzymamy w ten sposób informację, o ile mamy skrócić realizację przedsięwzięcia.
2. Dalsze działania są takie same, jak zostało to już opisane wyżej. Czyli sporządzamy diagram przebiegu i wyznaczamy ścieżkę krytyczną. Na końcu ustalamy taką modyfikację przebiegu procesu realizacji przedsięwzięcia (skracamy i/lub przesuwamy konkretne działania), aby skrócić czas realizacji o tyle, ile wyznaczyliśmy wcześniej i w ten sposób zmieścić się w ustalonym czasie realizacji całego przedsięwzięcia.

Jak sporządzić harmonogram działań w ramach przedsięwzięcia?

Kiedy już jesteśmy raczej pewni, w jakiej kolejności i ile czasu będą trwać poszczególne działania składające się na realizację naszego przedsięwzięcia, przystępujemy do tworzenia harmonogramu. Harmonogram stanowi “produkt końcowy”, który zamieszcza się w biznesplanie (diagramów przebiegu przedstawionych w tej części zamieszczać nie musisz).

Harmonogram pozwala na prezentację czasu trwania poszczególnych działań w taki sposób, że możemy dostrzec, w którym momencie część z nich przebiega równolegle, jakie są odległości pomiędzy zakończeniem wcześniejszych, a rozpoczęciem kolejnych itp. (na co wcześniej przedstawiany diagram przebiegu nie do końca pozwalał), ale przede wszystkim harmonogram pozwala na wyznaczenie konkretnych terminów oznaczonych co do dnia i godziny, w których realizowane są ustalone działania (daty ich rozpoczęcia, zakończenia, termin realizacji).

Do tworzenia harmonogramu możemy wykorzystać dotychczasowe “zdobycze” techniki informatycznej w zakresie prac biurowych i wykorzystać oprogramowanie biurowe do stworzenia tabeli, w której zaznaczymy sobie graficznie, obok wymienienia poszczególnych działań w ramach przedsięwzięcia, także długości ich trwania. Za pomocą takiego oprogramowania możemy także sporządzić sobie wykres słupkowy, który będzie graficzną prezentacją przebiegu prac w czasie.

Możemy to także zrobić z wykorzystaniem innych intuicyjnych w obsłudze i bezpłatnych oprogramowań jak np. GanntProject – do pobrania na stronie dostawcy: https://www.ganttproject.biz/

Co to jest wykres Gannta i do czego służy?

Prezentacja graficzna z określeniem terminu rozpoczęcia i zakończenia oraz czasu trwania poszczególnych działań, a także z uwzględnieniem wykorzystywanych do ich realizacji zasobów i połączeń między nimi, a także z określeniem osób odpowiedzialnych za realizację danego działania to wykres Gannta. Bardzo użyteczne narzędzie.

Do sporządzenia harmonogramu na potrzeby biznesplanu wystarczy nam tylko jedna funkcja aplikacji GanntProject i tą funkcję sobie tu zastosujemy. Oczywiście, jeśli nie chcesz pobierać tej aplikacji możesz przedstawić harmonogram w najprostszy sposób – w formie tabeli. Wzorem będzie dla Ciebie wówczas zrzut ekranowy z aplikacji GanttProject poniżej:

Analiza harmonogramu przedstawionego na zrzucie ekranowym z aplikacji GanttProject pozwala nam na uzyskanie kolejnych informacji.

Analiza harmonogramu przedsięwzięcia . Co ciekawego tym razem i co z tym zrobić?

Możemy zauważyć, że nasze przedsięwzięcie rozpoczęte 9 marca 2021 r. zakończy się 10 maja 2021 r. Wpływ na taki termin zakończenia ma bezpośrednio promocja, dla której ustalono 30 dni.

Możemy też zauważyć inną rzecz: dlaczego 2 miesiące realizacji (+1 dzień), a nie 45 dni, skoro według diagramu przebiegu realizacji przedsięwzięcia wyszło nam właśnie 45 dni?

– Ponieważ GanttProject uwzględnił wszystkie soboty i niedziele i uznał je za dni wolne od pracy (szare kolumny na obszarze wykresu). W rzeczywistości czas realizacji przedsięwzięcia jeszcze się może wydłużyć, jeśli uwzględnimy wszelkie święta, jakie występują po drodze. Wszystkie te dni wolne możemy sobie w GanntProject samodzielnie oznaczyć. W zależności od stopnia powiększenia prezentacji harmonogram będzie prezentowany w ujęciu miesięcznym, tygodniowym, dziennym.

Ale koncentrując się wprost na samym wykresie, możemy stwierdzić, że czas przeznaczony na przedsięwzięcie nadal nie jest wykorzystywany efektywnie.

Szczególnie to widać w przedziale 16 i 19 tygodnia roku. Działania promocyjne można by było rozpocząć wcześniej. A jeśli nie, to czas na zakup wyposażenia i roślin wydłużyć. Przygotowanie otwarcia natomiast jest zrealizowane gdzieś w połowie czasu przeznaczonego na całe przedsięwzięcie i trwa dość krótko – po ok. miesiącu od rozpoczęcia przedsięwzięcia, podczas gdy jeszcze miesiąc przed nami. Działania promocyjne warto by było więc rozpocząć wraz z podpisaniem umowy o wynajem lokalu. Przygotowanie inauguracji natomiast może nastąpić po zakupie roślin i można przeznaczyć na to działanie weekend, tak aby kwiaciarnię otworzyć w poniedziałek 20 kwietnia 2021.

Albo po weekendzie, jeśli ktoś nie chce pracować na weekend. Tak czy inaczej czas realizacji przedsięwzięcia zostanie znacząco skrócony.

Dalszych modyfikacji przebiegu realizacji swojego przedsięwzięcia możesz dokonywać już w ramach samego harmonogramu.

Modyfikacja harmonogramu przedsięwzięcia. Co teraz?

Po modyfikacji naszego przedsięwzięcia zgodnie z przedstawionymi propozycjami dotyczącymi promocji i przygotowania inauguracji, harmonogram przedstawia się w następujący sposób (wersja dla osób lubiących mieć wolne weekendy – przynajmniej na początek 😉 ):

Jak wynika z harmonogramu po modyfikacji, czas realizacji całego przedsięwzięcia został skrócony z 10 maja 2021 do 20 kwietnia 2021 r. Taki stan rzeczy jest możliwy w przypadku omawianego przedsięwzięcia po przesunięciu terminu rozpoczęcia działań promocyjnych na sam początek. Przygotowania do inauguracji zostały natomiast przesunięte dopiero po zakupie roślin, czyniąc atmosferę przygotowań bardziej spokojną, niż nerwową. Skoro przygotowania do inauguracji – ostatniego kroku przedsięwzięcia – według naszego nowego harmonogramu kończą się z dniem 20 kwietnia 2021 r., to sensowniejsze staje się zakończenie działań promocyjnych też tego dnia, a nie jeden dzień wcześniej. Dlatego wydłużono promocję o 1 dzień.

Tym sposobem zoptymalizowaliśmy model procesu realizacji przedsięwzięcia. Głównie jednak zoptymalizowaliśmy czas.

Według nowego harmonogramu otwierać kwiaciarnię można więc 21 kwietnia 2021. To będzie środa 😉

Gotowy harmonogram zamieszczasz w biznesplanie. Resztę danych wytworzonych “po drodze” zostawiasz dla siebie.

I przechodzimy do ostatniego etapu w ramach osadzania działań w ramach naszego przedsięwzięcia w konkretnym czasie. Tym razem przypisując im konkretne tempo i normy.

Wskaźniki realizacji przedsięwzięcia. Czyli jak monitorować postęp i jakość.

W ramach odpowiedzi na jedno ze sztandarowych pytań, na które powinien odpowiadać biznesplan: “KIEDY?” przygotowuje się, obok harmonogramu, również wskaźniki realizacji przedsięwzięcia. Te wskaźniki przedstawiamy w biznesplanie, aby wykazać, że realizując przedsięwzięcie z otrzymanych środków, mamy cały czas rękę na pulsie.

Wskaźniki realizacji przedsięwzięcia pozwalają nam utrzymać przyjęte standardy, aby osiągnąć określone rezultaty według przyjętych przez nas norm i zmieścić się w przyjętym czasie.

Wskaźniki, jak sama nazwa wskazuje, wskazywać nam mają, w jakim stanie jest nasze przedsięwzięcie (to w ujęciu ogólnym), a bardziej precyzyjnie: na jakim etapie czy w jakim zakresie są realizowane przez nas działania zmierzające do realizacji celu naszego przedsięwzięcia.

Wskaźniki zatem muszą być ściśle skorelowane z harmonogramem naszych działań.

Co zrobić, aby wyznaczyć użyteczne wskaźniki realizacji przedsięwzięcia?

1. określamy, co chcemy mierzyć (formułujemy nazwę wskaźnika) – to mają być ważne z punktu widzenia realizacji przedsięwzięcia punkty działań (kluczowe zadania, “kamienie milowe”, konkretne cele cząstkowe)
2. opracowujemy mierniki (sposoby pomiaru pozwalające na uzyskanie konkretnej informacji w postaci wskaźnika)
3. opracowujemy skalę ocen (pozwalającą na zdiagnozowanie, na jakim etapie realizacji konkretnego działania jesteśmy i czy poziom realizacji spełnia nasze oczekiwania – normy).

Wskaźniki muszą być specyficzne (podobnie jak cel każdego przedsięwzięcia), czyli ściśle odpowiadać konkretnemu sformułowanymi przez CIEBIE celowi oraz wyznaczonym działaniom w ramach TWOJEGO przedsięwzięcia prowadzących do tego Celu.

Aby przedstawić przykładowe wskaźniki, mierniki i skale ocen, możemy skorzystać ze znanego już nam przykładu realizacji przedsięwzięcia, którego celem jest otwarcie kwiaciarni.

Wybierzmy sobie dwa przykładowe, bardziej złożone działania w ramach tego przedsięwzięcia: remont lokalu i promocję. Przykładowe wskaźniki, mierniki i skale ocen zostały przedstawione w tabeli poniżej.

Cel: Otwarcie kwiaciarni “Zielska” (zauważ, że chodzi o konkretną kwiaciarnię, a nie każdą)

Przykładowe wskaźniki, mierniki i skale ocen dla działań polegających na remoncie lokalu i promocji w ramach przedsięwzięcia “Otwarcie kwiaciarni Zielska”

Jeśli masz pytanie:

Na co zwrócić uwagę formułując wskaźniki, mierniki i skale ocen dla przedsięwzięcia?

To już odpowiadam.

Na podstawie zestawienia wskaźników, mierników i skal ocen w powyższej tabeli, zauważ, że:

• dla jednego złożonego działania powinno być co najmniej kilka różnych wskaźników, aby móc zbadać efekty w różnych ujęciach (ale nie za dużo tych wskaźników)
• wskaźniki powinny dostarczać istotnych informacji tzn. informacji ściśle związanych z realizacją celu całego przedsięwzięcia – zaliczają się do tzw. KPI (Key Performance Indicators – czyli kluczowych wskaźników przedsięwzięcia)
• dla każdego wskaźnika musi być miernik wyrażony w konkretnej jednostce czasu (kombinacja miernika wyrażonego w jednostce czasu i jeszcze innej jednostce np. sztuk, kilogramów, razy, metrów kwadratowych itp.)
• dane pozwalające wykorzystać miernik powinny być stosunkowo łatwe do pozyskania
• skale ocen opracowujemy według własnej wiedzy, doświadczenia
• w ramach skali ocen dobrze jest wyznaczyć próg akceptowalności danego stanu, zakresu, stopnia (wymaga wartość wskaźnika, wartość docelowa).

Czy masz jeszcze jakieś pytania dotyczące tej części Poradnika? Jeśli tak, zapraszam do zadawania w komentarzu.

Tymczasem zapraszam do ostatniej 7 części poradnika: “Jak napisać biznesplan. Krok po kroku do Twojego nowego biznesu” : Jakie elementy powinien zawierać biznesplan? Czyli komponowanie wytworzonych informacji i opakowanie gotowej treści.